Gut zu wissen: Meldepflicht für elektronische Kassensysteme
Was Golfclubs über die Meldepflicht für elektronische Kassensysteme wissen müssen
Ab dem 1. Januar 2025 gilt für Golfclubs und andere Betriebe, die ein elektronisches Kassensystem verwenden, eine gesetzliche Meldepflicht. Spätestens bis zum 31. Juli 2025 müssen die entsprechenden Systeme beim zuständigen Finanzamt registriert werden. Gleichzeitig müssen Clubs sicherstellen, dass ihre Kassensysteme den aktuellen Anforderungen zur Manipulationssicherheit entsprechen und mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (tSE) ausgestattet sind.
Ein entscheidender Punkt: Die Meldung kann ausschließlich digital erfolgen. Gedruckte Formulare oder PDF-Vorlagen werden von den Finanzbehörden nicht akzeptiert. Daher ist es wichtig, sich frühzeitig mit den Anforderungen auseinanderzusetzen und die notwendigen Schritte einzuleiten.
Welche Informationen werden für die Meldung benötigt?
Für die Anmeldung Ihres Kassensystems müssen Sie folgende Angaben bereithalten:
- Name und Steuernummer des Steuerpflichtigen
- Art des Kassensystems und der tSE
- Anzahl der Geräte
- Seriennummer des Kassensystems und der tSE
- Datum der Inbetriebnahme
Zwei Optionen zur Registrierung Ihres Kassensystems
Nachfolgend stellen wir zwei Möglichkeiten vor, Ihr Kassensystem anzumelden: über das ELSTER-Portal oder das efsta-Portal.
Option 1: Direktmeldung über das ELSTER-Portal
- Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten auf dem ELSTER-Online-Portal an.
- Wählen Sie unter Formulare & Leistungen das Dokument “Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Absatz 4 AO)”, das ab dem 1. Januar 2025 im Menüpunkt “Sonstige Formulare” verfügbar ist.
- Füllen Sie für jede Betriebsstätte ein separates Formular aus. Wichtig: Alle Kassensysteme einer Betriebsstätte müssen in einer Mitteilung erfasst werden.
- Übermitteln Sie die Daten elektronisch. Nach erfolgreicher Übermittlung erhalten Sie eine Bestätigung.
- Nutzen Sie die Ausfüllanleitung des Bundesministeriums der Finanzen als Hilfestellung.
Option 2: Meldung über das efsta-Portal
Golfclubs, die Albatros-Kassensysteme mit fiskaly Cloud-tSE verwenden, können dank unserer Schnittstelle zu efsta, einem führenden Anbieter von Fisalierungslösungen für Kassensysteme, den Meldeprozess auch über deren Portal abwickeln.
- Melden Sie sich mit Ihren persönlichen Zugangsdaten im efsta-Portalan, die Sie bei der Einrichtung Ihres Kassensystems erhalten haben.
- Prüfen Sie, ob die Unternehmensdaten, die bei der Ersteinrichtung im System angelegt wurden, noch korrekt sind: In der Registerkarte „Unternehmen“im Menü auf der linken Seite müssen die aktuellen Basisangaben zur Kontaktperson des Steuerpflichtigen (Name, E-Mail-Adresse) hinterlegt sein. In der Registerkarte „Standort“müssen die richtigen Standort- und Filialdaten Ihres Clubs hinterlegt sein
- Stellen Sie anschließend sicher, dass in der Registerkarte„Fiskal-Register“die Terminaldaten, also die Informationen zu Ihrem Kassensystem, korrekt hinterlegt sind.
- Im Feld „TT“ (Anzahl der Kassensysteme) können Sie in der Regel die Kennziffer „01“ verwenden. Im Feld „SW“ (Software) tragen Sie „Albatros“ ein.
- Im Feld „DE_SW_Version“ erfassen Sie die genutzte Softwareversion: Kunden von A9 geben „Albatros 9“ ein. Kunden von A8 geben „Albatros 8“ ein.
- Geben Sie in den Feldern „HW“ (Hardware), „DE_Modell“ und „Serial“ den Namen Ihres Rechners, das Modell und die Seriennummer ein. Diese Angaben zu Ihrer Softwarekasse finden Sie in der Regel direkt auf dem Gerät, dem Typenschild, der Rechnung oder in der Gebrauchsanweisung. Orientieren Sie sich bei Unklarheiten an der Ausfüllhilfe des Bundesfinanzministeriums (Seite 5 ff.)
Exportieren Sie die im Portal erfassten Meldedaten bei Bedarf. Das efsta-Portal erstellt auf Basis dieser Angaben eine automatisierte XML-Datei und eine automatische E-Mail-Benachrichtigung, damit der XML-Export auf Gültigkeit überprüft werden kann. Nach Ergänzung/Prüfung der Meldedaten aus dem efsta-Portal ist die zu übermittelnde XML-Datei standortbezogen zu exportieren und eigenverantwortlich in das Ihrem Club zugeordnete ELSTER-Benutzerkonto hochzuladen.
Warum ist die rechtzeitige Meldung so wichtig?
Verpassen Sie die Frist zur Meldung Ihres Kassensystems nicht! Bei Nichteinhaltung drohen Sanktionen und Bußgelder. Stimmen Sie sich idealerweise frühzeitig mit Ihrer Steuerberatung ab, um die für Sie passende Vorgehensweise zu wählen und alle Anforderungen rechtzeitig zu erfüllen.
