BRS Premier 4.5.0 : des outils plus simples pour gérer les stocks, les compétitions et le quotidien du club

Le bon fonctionnement d’un club repose sur une série d’activités étroitement liées : gérer les achats et les stocks, préparer les compétitions, organiser les départs et tenir les équipes informées des évolutions du système. Avec la version 4.5.0, BRS Premier enrichit ces étapes du quotidien avec de nouvelles fonctionnalités pensées pour faciliter le suivi, limiter les tâches administratives et rendre les informations importantes plus accessibles.

Pour les clubs français, cette version introduit également un nouvel export financier basé sur le Fichier des Écritures Comptables (FEC), accompagné par nos équipes lors de la configuration initiale et du premier import.

1. Un export financier basé sur le FEC pour faciliter les échanges comptables

La préparation des données pour le cabinet comptable ou le logiciel de comptabilité peut demander du temps, en particulier lorsque les transactions doivent être reprises ou rapprochées manuellement. BRS Premier propose désormais un export financier basé sur le Fichier des Écritures Comptables (FEC), conçu pour les clubs français.

Les transactions enregistrées dans Premier peuvent être exportées sous forme de fichiers CSV structurés afin de faciliter leur import dans des logiciels de comptabilité tels que Sage 100, Cegid Sprint et Pennylane. Le processus d’import a déjà été testé avec notre consultant comptable français pour ces trois solutions.

L’export couvre notamment :

• les factures et les avoirs ;
• les paiements par carte bancaire, chèque, virement et espèces ;
• les rechargements de comptes membres, remboursements et règlements par crédit.

Les écritures peuvent être affectées aux activités concernées, comme les greenfees, le Pro Shop, les cotisations ou la restauration, selon la structure de comptabilisation utilisée par le logiciel comptable du club.

Pour faciliter le lettrage et le rapprochement, chaque export est contrôlé afin de vérifier l’équilibre entre les débits et les crédits. L’historique des exports et les contrôles anti-doublons aident également à sécuriser le processus. Les écritures et les règlements associés restent traçables, même lorsqu’ils sont exportés à des périodes différentes.

Le déploiement de cette fonctionnalité est accompagné. Nos équipes peuvent assister le club et son cabinet comptable lors du paramétrage du plan de comptes, de la correspondance de TVA et des axes analytiques, ainsi que lors du premier import.

À noter : l’export génère un fichier d’écritures financières basé sur la structure FEC à partir des transactions enregistrées dans BRS Premier. Il ne remplace pas le Fichier des Écritures Comptables légal et fiscal complet du club, qui continue d’être généré par le logiciel de comptabilité.

2 Une gestion des stocks plus cohérente, de l’achat à l’inventaire

La gestion des stocks ne se limite pas à l’inventaire physique. Elle comprend aussi le suivi des fournisseurs, la préparation des commandes, l’enregistrement des réceptions et le contrôle des niveaux de stock. Les nouvelles fonctionnalités de BRS Premier POS réunissent ces activités dans un même environnement.

2.1 Centraliser les informations fournisseurs

Les clubs peuvent désormais gérer dans BRS Premier POS les coordonnées des fournisseurs, leur numéro de TVA, les conditions de paiement et les délais de livraison. Les références articles fournisseur, les prix d’achat et les quantités minimales de commande peuvent être associés directement aux articles en stock.

Il est également possible de définir des fournisseurs favoris pour faciliter les décisions d’achat. Les informations utiles restent ainsi liées aux produits concernés, ce qui réduit le recours aux fichiers séparés, catalogues fournisseurs et anciens échanges par e-mail.

2.2 Créer et suivre les bons de commande

Une fois les fournisseurs configurés, les bons de commande peuvent être créés directement dans BRS Premier POS. Le système renseigne les informations du fournisseur favori, les références articles correspondantes et les prix d’achat prévisionnels, tout en permettant des ajustements manuels si nécessaire.

Chaque bon de commande est établi pour un fournisseur et regroupe les articles commandés auprès de celui-ci. Les équipes disposent ainsi d’un suivi plus clair des commandes passées, des livraisons attendues et des commandes nécessitant une relance.

2.3 Garder une vue claire sur les stocks et les réceptions

La nouvelle page d’aperçu des stocks offre une vue centralisée des données d’inventaire et des niveaux de stock actuels. Elle permet d’identifier rapidement les produits en rupture de stock ou dont le niveau est inférieur au stock cible défini.

À la réception des marchandises, les équipes peuvent enregistrer les articles directement dans BRS Premier, mettre à jour les quantités concernées et rapprocher les produits reçus du bon de commande correspondant. Le suivi de la commande et de la réception reste ainsi dans le même système.

2.4 Réaliser les inventaires sur mobile avec BRS Inventory

BRS Inventory facilite les inventaires physiques en permettant aux collaborateurs de scanner les codes-barres des produits et de soumettre les quantités comptées directement dans une session d’inventaire ouverte dans BRS Premier.

Cette application web progressive (PWA) s’utilise depuis un smartphone ou une tablette. Elle peut être ouverte dans un navigateur ou ajoutée à l’écran d’accueil de l’appareil pour un accès plus rapide, sans téléchargement depuis un App Store. Un QR code disponible dans BRS Premier permet d’ouvrir rapidement l’application depuis un appareil mobile.

Plusieurs collaborateurs peuvent participer au même inventaire, compter les articles dans différentes zones du club et transmettre leurs résultats en temps réel. Les responsables peuvent ensuite suivre la progression dans BRS Premier, vérifier les articles comptabilisés et identifier les écarts entre le stock physique et le stock théorique avant de finaliser les ajustements.

BRS Inventory est disponible pour tous les utilisateurs de BRS Premier POS. Notre équipe Support peut vous accompagner dans la configuration initiale des fournisseurs, l’association des articles et le paramétrage des inventaires.

3. Une organisation des compétitions mieux reliée au planning des départs

BRS Premier 4.5.0 poursuit les améliorations apportées au module Compétition avec une meilleure visibilité sur les épreuves à venir, un accès simplifié aux résultats récents et une liaison directe avec la feuille de départ.

3.1 Lier une compétition à la feuille de départ

Les compétitions peuvent désormais être directement liées à la feuille de départ. Les créneaux concernés peuvent être bloqués pour une compétition, ce qui aide les équipes à conserver une vue claire de l’occupation du parcours.

Cette liaison facilite la coordination entre l’organisation sportive, les réservations des membres et celles des visiteurs, tout en gardant les informations de planification accessibles au même endroit.

3.2 Suivre la semaine de compétitions en un coup d’œil

La vue hebdomadaire du calendrier offre une vision pratique des compétitions d’une semaine sélectionnée. Les organisateurs peuvent consulter les épreuves programmées, les inscriptions des joueurs, le statut du tirage et l’évolution du scoring en direct.

Cette vue peut également être définie comme page d’accueil par défaut du module Compétition, pour accéder plus rapidement aux informations utiles à la gestion quotidienne.

3.3 Retrouver plus facilement les résultats récents

Les compétitions terminées restent accessibles directement depuis le calendrier. Les équipes peuvent consulter les épreuves des semaines précédentes, ainsi que les classements définitifs, les cartes de score soumises et le nombre de participants, sans devoir rechercher ces informations dans les archives de chaque compétition.

3.4 Préparer les communications aux membres en un clic

Le calendrier permet aussi de générer une synthèse prête à partager des compétitions à venir. Les détails des épreuves, les inscriptions ouvertes et les liens d’inscription peuvent être copiés dans une newsletter, un e-mail ou toute autre communication du club.

Ces nouveautés sont disponibles pour les clubs BRS Premier utilisant le module Compétition.

4 Des informations importantes directement dans BRS Premier

Les informations relatives à une maintenance planifiée, à une prochaine version logicielle ou à une communication opérationnelle importante ne doivent pas se perdre dans une boîte de réception. BRS Premier intègre désormais une fonction de notifications directement dans l’application.

Lorsqu’une communication est active, un bandeau apparaît discrètement en bas de l’écran, sans interrompre le travail en cours. Un clic permet d’ouvrir le message complet, avec les éventuelles instructions et les liens vers des informations complémentaires, comme les notes de version.

Après consultation, le bandeau peut être fermé pour libérer l’espace à l’écran. Pour les notifications critiques, l’information reste accessible pendant toute la période concernée afin que les équipes puissent prendre connaissance des activités prévues sur le système et des actions éventuelles à entreprendre.

Une version pensée pour les opérations quotidiennes

Au-delà de ces fonctionnalités, BRS Premier 4.5.0 comprend d’autres optimisations et améliorations techniques qui contribuent à rendre l’utilisation quotidienne du logiciel plus fluide.

Vous souhaitez mettre en place l’export financier basé sur le FEC, configurer BRS Inventory ou en savoir plus sur BRS Premier POS ? Contactez notre équipe Support à support.fr@golfnowbusiness.com.