Was Golfclubs über die neue E-Rechnungspflicht wissen müssen

Ab dem 1. Januar 2025 gilt die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland. Viele Golfclub-Manager und Mitarbeiter fragen sich daher:

• Müssen Jahresrechnungen an Mitglieder als E-Rechnung versendet werden?
• Sind Beitragsrechnungen, die mit der Albatros-Software erstellt werden, e-rechnungsfähig?

Die gute Nachricht: Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung betrifft derzeit nur den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B = Business to Business). Jahresrechnungen an Mitglieder, die in der Regel Privatpersonen sind und somit dem B2C-Segment angehören (B2C = Business to Consumer), sind von dieser Regelung nicht betroffen.

eInvoice-Übergangsregeln für den B2B-Bereich

Ab Anfang 2025 müssen alle Unternehmen – einschließlich Vereinen – elektronische Rechnungen im B2B-Bereich empfangen und verarbeiten können. Dennoch gibt es Übergangsfristen, die eine schrittweise Umstellung erleichtern:

• Bis Ende 2026 können alle Unternehmen weiterhin Papierrechnungen oder PDFs versenden, wenn der Rechnungsempfänger dem zustimmt, auch wenn diese nicht dem aktuellen eInvoice-Format entsprechen.
• Bis Ende 2027 gibt es verlängerte Übergangsfristen für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von unter 800.000 Euro, da sie ein Jahr länger klassische Rechnungsformate verwenden.
• Ab 2028 müssen dann alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu versenden.

Wichtig: Die Pflicht zur E-Rechnung gilt ausschließlich für steuerpflichtige Leistungen zwischen Unternehmern im Inland.

Welche Formate sind erlaubt?

E-Rechnungen im B2B-Bereich müssen in einem strukturierten elektronischen Format erstellt werden, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht. Die gängigen Formate sind:

• XRechnung: Standardformat für den öffentlichen Auftragsbereich
• ZUGFeRD-Hybridformat: Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei

Andere Formate wie PDF, JPEG oder DOCX eignen sich zwar zur digitalen Darstellung, erfüllen jedoch nicht die Anforderungen für eine elektronische Weiterverarbeitung.

Jahresrechnungen an Mitglieder

Für den B2C-Bereich gilt – wie bereits eingangs erwähnt – keine Verpflichtung zur E-Rechnung. Golfclubs können weiterhin Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen an Privatkunden ausstellen, da Jahresbeiträge von Mitgliedern in der Regel dem B2C-Segment zuzuordnen sind.

Zudem muss für die elektronische Rechnungsstellung im B2C-Bereich immer die Zustimmung des Kunden eingeholt werden. Ziel dieser Regelung ist es, Verbraucher vor unnötigen technischen Anforderungen zu schützen.

Die neue E-Rechnungspflicht betrifft aktuell nur den B2B-Bereich, dennoch ist es sinnvoll, sich frühzeitig vorzubereiten. Unser Software-Entwicklungsteam prüft derzeit ebenfalls das Thema im Hinblick auf eine Implementierung.

Vorbereitung auf den Versand Ihrer Jahresrechnungen

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